Você sabe o que é captação de alunos e por que ela é tão importante para o sucesso da sua escola? Manter uma escola robusta e dinâmica é um desafio constante. 

Não basta apenas oferecer um excelente ambiente de aprendizado, você precisa atrair e reter alunos. Isso é onde entra a captação de alunos — o cerne de garantir que sua escola prospere. 

Neste artigo, vamos explicar o conceito, os benefícios e os passos para planejar e executar uma estratégia eficaz de captação de alunos. Acompanhe!

O que significa captação de alunos?

Captação de alunos é o processo de atrair, converter e matricular novos estudantes para a sua instituição de ensino. 

É uma forma de aumentar a receita, o prestígio e a sustentabilidade da sua escola, além de contribuir para a qualidade da educação que você oferece. 

A captação envolve diversas ações de marketing, vendas e relacionamento, que visam despertar o interesse dos potenciais alunos, mostrar os diferenciais da sua proposta pedagógica, esclarecer as dúvidas e objeções, e facilitar o processo de matrícula.

Qual a importância da retenção de alunos?

Antes de falar sobre a captação de alunos, é preciso destacar a importância da retenção de alunos. A retenção é a capacidade de manter os estudantes matriculados na sua escola por um longo período, evitando a evasão escolar. 

A retenção de alunos é fundamental para garantir a continuidade do projeto educacional, reduzir os custos operacionais e aumentar a satisfação dos clientes. Além disso, alunos satisfeitos tendem a indicar a sua escola para outras pessoas, gerando mais oportunidades de captação.

Por que ter uma estratégia de captação de alunos é importante?

Ter uma estratégia de captação de alunos é importante para otimizar os resultados do seu processo de atração e conversão de novos estudantes. Uma estratégia bem definida permite:

• Conhecer melhor o seu público-alvo e suas necessidades;
• Segmentar e personalizar as suas comunicações;
• Escolher os melhores canais e ferramentas para divulgar a sua escola;
• Acompanhar e mensurar o desempenho das suas ações;
• Ajustar e melhorar as suas práticas conforme os feedbacks recebidos.

Saiba mais: Os benefícios das ferramentas digitais na educação: como elas podem melhorar o aprendizado e aumentar a eficiência na escola.

Planejando a captação de alunos: como fazer o passo a passo?

Para planejar a sua estratégia de captação de alunos, você precisa seguir alguns passos essenciais. Veja quais são eles:

Defina as suas personas

As personas são representações fictícias do seu público-alvo, baseadas em dados reais. Elas ajudam a entender quem são os seus potenciais alunos, quais são seus objetivos, desafios, preferências e comportamentos.

Para definir as suas personas, você pode fazer pesquisas com os seus atuais e antigos alunos, analisar os dados do seu mercado e da sua concorrência, e entrevistar os seus colaboradores que têm contato direto com os clientes.

Crie uma base de leads

Leads são potenciais clientes que demonstraram interesse na sua escola, fornecendo seus dados de contato em troca de algum benefício. Eles podem ser captados por meio de diversas estratégias, como:

• Oferecer materiais educativos gratuitos (e-books, webinars, infográficos etc.);
• Criar landing pages com formulários para solicitar mais informações ou agendar uma visita;
• Promover eventos presenciais ou online (palestras, workshops, feiras etc.);
• Realizar campanhas nas redes sociais ou no Google Ads;
• Pedir indicações dos seus atuais alunos ou ex-alunos.

Ao criar uma base de leads, você pode nutrir esses contatos com conteúdos relevantes e persuasivos, que os levem à decisão de matrícula.

Defina uma meta de matrículas

A meta de matrículas é o número de novos alunos que você deseja captar em um determinado período. Ela deve ser baseada em uma análise do seu histórico, do seu potencial e da sua capacidade de atendimento.

Para definir a sua meta de matrículas, você pode usar a seguinte fórmula:

Meta de matrículas = (número de alunos atuais x taxa de retenção) + (número de leads x taxa de conversão)

Por exemplo, se você tem 500 alunos atuais, uma taxa de retenção de 90% e uma taxa de conversão de 10%, a sua meta de matrículas será:

Meta de matrículas = (500 x 0,9) + (500 x 0,1) = 450 + 50 = 500

Ou seja, você precisará captar 50 novos alunos para manter o mesmo número de alunos que tem hoje.

Defina um orçamento para a estratégia de captação de alunos

O orçamento para a estratégia de captação de alunos é o valor que você irá investir nas suas ações de marketing e vendas para alcançar a sua meta. Ele deve levar em conta os custos fixos e variáveis envolvidos, como:

• Criação e produção de materiais;
• Contratação e treinamento de pessoal;
• Anúncios pagos em mídias online ou offline;
• Ferramentas e softwares utilizados;
• Eventos realizados ou participados.

Para definir o seu orçamento, você pode usar a seguinte fórmula:

Orçamento = (meta de matrículas x custo por lead) + (custo por aluno x número de alunos atuais)

Por exemplo, se você tem uma meta de matrículas de 50, um custo por lead de R$ 10 e um custo por aluno de R$ 100, o seu orçamento será:

Orçamento = (50 x 10) + (100 x 500) = 500 + 50.000 = R$ 50.500

Crie um funil de compras para a estratégia de captação de alunos

O funil de compras é uma representação das etapas que os seus leads percorrem até se tornarem alunos da sua escola. Ele ajuda a organizar e otimizar o seu processo de vendas, além de identificar os gargalos e as oportunidades.

Um exemplo de funil de compras para uma estratégia de captação de alunos é:

• Topo do funil: os leads estão na fase de descoberta e aprendizado, buscando informações sobre educação e soluções para seus problemas. Nesta etapa, você deve oferecer conteúdos educativos que gerem valor e confiança, como blog posts, vídeos, podcasts etc;
• Meio do funil: os leads estão na fase de reconhecimento e consideração, avaliando as opções disponíveis no mercado e comparando-as com a sua escola. Nesta etapa, você deve oferecer conteúdos mais aprofundados e persuasivos, como cases, depoimentos, webinars etc;
• Fundo do funil: os leads estão na fase de decisão e ação, prontos para se matricular na sua escola ou com poucas dúvidas restantes. Nesta etapa, você deve oferecer conteúdos que estimulem a conversão e facilitem o processo, como ofertas especiais, descontos, brindes etc.

Quais os tipos de canais de aquisição e como escolher o ideal?

Os canais de aquisição são os métodos e meios pelos quais você atrai novos alunos para sua escola. Aqui estão alguns tipos comuns de canais e dicas sobre como escolher o ideal:

• Marketing digital: isso inclui mídias sociais, anúncios pagos, conteúdo educativo no site da escola e e-mail marketing. A escolha dependerá do seu público. 

Se você busca atrair pais e alunos de faixas etárias mais jovens, o uso de plataformas de mídia social como Instagram e Facebook pode ser eficaz. Anúncios pagos segmentados também podem ser poderosos;

• Parcerias com escolas e empresas locais: estabelecer parcerias com outras escolas, creches, empresas locais e órgãos do governo pode ser uma excelente forma de captar alunos. 

Essas parcerias podem envolver compartilhamento de informações sobre sua escola e cooperação em eventos educacionais;

• Eventos locais: feiras educacionais, workshops, palestras e eventos comunitários são oportunidades para interagir com os pais e alunos em potencial. 

A presença em eventos locais ajuda a criar conexões pessoais;

• Indicações e programas de recomendação: incentivar seus alunos e suas famílias a recomendar sua escola a amigos e parentes pode ser uma estratégia eficaz de aquisição;
• Parcerias com agências de marketing educacional: em algumas situações, pode ser benéfico buscar o auxílio de agências especializadas em marketing educacional, que podem oferecer orientação e assistência na captação de alunos;
• Presença online e SEO: ter um site bem otimizado e conteúdo relevante ajuda a sua escola a ser encontrada mais facilmente nos mecanismos de busca. 

Isso pode ser um ponto-chave, especialmente para pais que pesquisam escolas online;

• Publicidade offline: anúncios em jornais locais, panfletos e outdoors são canais tradicionais de aquisição de alunos. Dependendo do seu público-alvo e orçamento, podem ser uma escolha válida.

Como utilizar a tecnologia para Tour Virtual e processo seletivo?

A tecnologia desempenha um papel fundamental na captação de alunos, especialmente quando se trata de criar um tour virtual e facilitar o processo seletivo. Aqui estão algumas dicas sobre como utilizar a tecnologia eficazmente:

Tour Virtual

• Ferramentas de Realidade Virtual (RV) e Realidade Aumentada (RA): use aplicativos e dispositivos de RV e RA para criar um tour virtual imersivo da sua escola. Os pais e alunos podem explorar as instalações e salas de aula a partir de suas casas.
• Vídeos e fotos 360º: crie vídeos e fotos em 360 graus da escola e das atividades diárias. Isso permite que as pessoas explorem a escola de forma interativa.
• Plataforma online: hospede o tour virtual em uma plataforma online acessível para qualquer pessoa interessada. Certifique-se de que seja fácil de encontrar no site da escola.

Processo Seletivo

• Formulários online: crie formulários online para inscrição e matrícula. Isso economiza tempo e papel, tornando o processo mais eficiente;
• Entrevistas virtuais: use aplicativos de videoconferência para conduzir entrevistas com pais e alunos. Isso é especialmente útil quando os pais não podem comparecer pessoalmente;
• Avaliações online: se aplicável, realize avaliações de entrada online para avaliar o nível de habilidades dos alunos;
• Comunicação digital: mantenha uma comunicação constante com os pais e alunos por meio de e-mails, mensagens de texto ou aplicativos de comunicação. Mantenha-os informados sobre prazos, procedimentos e datas importantes;
• Plataforma de gestão escolar: utilize sistemas de gestão escolar que integram todas essas funções em um único lugar. Eles podem ajudar a gerenciar candidatos, informações e comunicações em um sistema unificado;
• Redes sociais e site da escola: use as redes sociais e o site da escola para divulgar informações sobre o processo seletivo, apresentar o tour virtual e compartilhar depoimentos de alunos. Isso pode ajudar a criar interesse e confiança na escola;
• Atendimento online: ofereça um sistema de atendimento online ou chat ao vivo para responder a perguntas dos pais e alunos em tempo real.

Ao utilizar a tecnologia para criar um tour virtual envolvente e simplificar o processo seletivo, você pode tornar a captação de alunos mais eficaz e conveniente para todas as partes envolvidas. 

Certifique-se de oferecer suporte tecnológico para pais e alunos que possam precisar de assistência durante o processo.

Saiba mais: Transformação digital: componentes-chave, desafios e impacto da educação!

Como fazer a avaliação e melhoria contínua da estratégia de captação?

A avaliação e melhoria contínua da estratégia de captação de alunos são fundamentais para o sucesso a longo prazo da sua escola. Aqui estão as etapas essenciais para realizar esse processo:

• Defina Indicadores de Desempenho (KPIs): identifique os principais indicadores que você deseja acompanhar, como o número de leads gerados, a taxa de conversão de leads em matrículas, o custo de aquisição de alunos, entre outros;
• Acompanhe os resultados: use ferramentas de análise para monitorar os KPIs regularmente. Isso permite que você identifique áreas de sucesso e possíveis problemas;
• Analise os dados: realize análises profundas dos dados. Isso pode envolver a identificação de tendências, segmentação de leads por fonte e comportamento, e avaliação do retorno sobre o investimento em diferentes canais;
• Solicite feedback: peça feedback de pais, alunos e equipe envolvida no processo de captação. Isso pode revelar informações valiosas sobre o que está funcionando e o que precisa ser aprimorado;
• Compare com metas e benchmarks: compare seus resultados com as metas estabelecidas e com benchmarks da indústria de educação. Isso ajuda a entender o desempenho da sua escola em relação a outros concorrentes;
• Identifique pontos de melhoria: com base na análise, identifique áreas que precisam de melhoria. Pode ser a otimização de um canal de aquisição, aprimoramento da comunicação ou ajustes no funil de vendas;
• Experimente mudanças: implemente ajustes e melhorias na estratégia com base nas descobertas da análise. Isso pode envolver realocação de orçamento, otimização de conteúdo ou mudanças em campanhas de marketing;
• Teste contínuo: realize testes A/B em anúncios, páginas de destino e outros elementos da estratégia. Isso ajuda a determinar qual abordagem gera os melhores resultados;
• Documente as mudanças: mantenha um registro de todas as mudanças realizadas na estratégia. Isso ajuda a acompanhar o que foi testado, os resultados obtidos e o que funcionou melhor;
• Treine a equipe: garanta que sua equipe de vendas e marketing esteja atualizada com as mudanças na estratégia e saiba como lidar com leads de maneira eficaz;
• Reavalie regularmente: a avaliação e a melhoria não são processos únicos. Realize revisões regulares da sua estratégia para garantir que ela esteja sempre otimizada e alinhada com as metas da escola.

Lembre-se de que a melhoria contínua é um processo constante. À medida que o ambiente educacional e as preferências dos pais e alunos evoluem, sua estratégia de captação de alunos deve se adaptar para continuar sendo eficaz.

Conclusão

A captação de alunos é uma parte fundamental da gestão escolar. 

Com uma estratégia bem planejada e orientada para as necessidades do público-alvo, as escolas podem não apenas manter suas turmas cheias, mas também prosperar e oferecer uma educação de qualidade. 

Se você é diretor de uma escola particular, abraçar estratégias inteligentes de captação de alunos é a chave para o sucesso contínuo de sua instituição de ensino.